راهنمای اتصال مرکز تماس نوین ویپ به پنل پیامکی + 5 کاربرد پنل پیامکی برای VoIP

رهاکردن مشتریانی که نتوانسته‌اند با شما صحبت کنند، یکی از بزرگترین نشتی‌های مالی در هر کسب‌وکاری است. اما اگر سیستمی وجود داشته باشد که به‌محض قطع‌شدن تماس، یک پیامک پیگیری هوشمند برای آن‌ها ارسال کند چطور؟

اتصال پنل پیامک به ویپ (VoIP)، دقیقاً همین کار را برای شما انجام می‌دهد. PBX یک شبکۀ داخلی برای تماس رایگان بین کارمندان و مدیریت خطوط است.

در مدل VoIP، صدا به‌جای سیم‌کشی‌های قدیمی از طریق اینترنت منتقل می‌شود. در این راهنما، علاوه‌بر معرفی کاربرد‌های اتصال مرکز تماس به سامانه پیامکی، اتصال قدم‌به‌قدم نرم‌افزار نوین ویپ به پنل پیامکی و ارسال پیامک با VoIP را در سه گام یاد می‌گیرید.

1. دریافت API از پنل پیامکی
2. جای‌گذاری اطلاعات پنل پیامکی در نرم‌افزار نوین ویپ
3. تنظیمات ارسال پیامک در نوین ویپ

گام اول: دریافت API Key از پنل ملی پیامک

قبل از انجام تنظیمات در نرم‌افزار تماس، ابتدا باید کلید ارتباطی (API Key) پنل پیامکی خود را دریافت کنید.

1. وارد حساب کاربری خود در سامانۀ ملی پیامک شوید.
2. از منوی سمت راست، به بخش توسعه ‌دهندگان و سپس تنظیمات وب‌سرویس (API) بروید.
3. در این بخش، API Key اختصاصی پنل خود را ایجاد و کپی کنید. (این کد را برای مراحل بعدی نیاز داریم).

گام دوم: تنظیمات پیامکی در نرم‌افزار نوین ویپ وارد کنید

حالا باید اطلاعات پنل پیامکی را در سیستم مرکز تماس وارد کنیم تا این دو نرم‌افزار به هم متصل شوند.

1. وارد داشبورد اصلی سیستم VoIP شوید.

2. از منوی اصلی، روی گزینۀ «تنظیمات» کلیک کرده، سپس «تنظیمات پنل پیامکی» را انتخاب کنید.

3. در فرم بازشده، اطلاعات را به‌شکل زیر تکمیل کنید:

• نام کاربری پنل پیامک: نام کاربری ورود به پنل پیامکی (هنگام خرید پنل ملی پیامک برای شما اس ام اس شده است) را در این بخش وارد کنید.
• رمز عبور پنل پیامک: کلید API موجود در پنل پیامکی را وارد کنید.

نکته: درصورت استفاده از رمز عبور پنل، نرم‌افزار به پنل ملی پیامک متصل نخواهد شد. در این بخش الزاماً باید از API Key استفاده کنید.

• قالب پیام: متن پیامک را در این بخش بنویسید.
• متد ارسال پیامک: این بخش را در حالت POST قرار دهید.
• لینک پنل پیامک: آدرس وب‌سرویس ملی پیامک را وارد کنید:

«

تنظیمات را ذخیره کنید تا ارتباط برقرار شود.

گام سوم: تنظیم سناریو و متن پیامک در نوین ویپ

حالا که اتصال برقرار شد، باید مشخص کنیم پیامک‌ها در چه زمانی و برای چه کسانی ارسال شوند.

1. از منوی نرم‌افزار، وارد بخش «پیامک تکریم مشتری» شوید.

2. دستۀ کاربران: در این بخش مشخص کنید پیامک برای چه گروهی ارسال شود:

نکته: سیستم به‌صورت هوشمند پیامک‌ها را فقط به شماره‌موبایل‌ها ارسال می‌کند و ارسال پیامک به خطوط ثابت مخابراتی امکان‌پذیر نیست.

3. زمان ارسال: مشخص کنید که پیامک دقیقاً چه زمانی به‌دست مشتری برسد؛ ابتدای تماس یا انتهای تماس.

نکته: اگر می‌خواهید هم در ابتدای تماس (مثلاً پیام خوش‌آمدگویی) و هم در انتهای تماس (مثلاً نظرسنجی یا تشکر) پیامک ارسال کنید، باید دو رکورد مجزا بسازید. این کار به‌معنی ارسال ۲ پیامک برای هر شخص است و هزینۀ مصرفی پنل پیامکی شما را افزایش می‌دهد.

4. متن پیام: در کادر مربوطه، متن دلخواه خود را بنویسید (مثلاً: از تماس شما با مجموعۀ ما سپاسگزاریم…).

حتماً بخوانید: ۵ راهکار برای نفوذناپذیرکردن پنل پیامک + مهار حملات سایبری

5. فعال‌سازی: در نهایت، تیک گزینۀ «فعال» را بزنید و تنظیمات را ذخیره کنید. هر زمان که نیاز داشتید ارسال این پیامک متوقف شود، کافی است تیک همین گزینه را بردارید تا رکورد غیرفعال شود.

۵ کاربرد اتصال مرکز تماس به سامانه پیامکی

بیایید بررسی کنیم که با اتصال پنل پیامک به ویپ(VoIP)، پس‌از برقراری یا حتی ازدست‌رفتن یک تماس، چه سناریوهای هوشمندانه‌ای را می‌توان پیاده‌سازی کرد.

1. بعداز تماس مشتری، کارت ویزیت دیجیتال‌تان را پیامک کنید

یکی از مؤثرترین روش‌ها برای ماندگاری در ذهن مخاطب، برقراری ارتباط بلافاصله پس‌از پایان مکالمه است. زمانی که مشتری با مجموعۀ شما تماس می‌گیرد، سیستم تلفنی شما به‌صورت خودکار دستوری را به پنل پیامکی ارسال می‌کند تا یک پیام از پیش تعیین‌شده را برای او بفرستد.

این پیام می‌تواند شامل تشکر از تماس، لینک شبکه‌های اجتماعی، آدرس وب‌سایت یا حتی لوکیشن شرکت شما باشد.

قابلیت ارسال پیامک بعد از تماس مشتری نقش یک کارت ویزیت دیجیتال را بازی می‌کند که مستقیماً در تلفن همراه مخاطب ذخیره می‌شود و دسترسی‌های بعدی او را به کسب‌وکار شما بسیار آسان‌تر می‌کند.

2. با ارسال نظرسنجی پیامکی پس‌از هر تماس، عملکرد اپراتورها را ارزیابی کنید

اتصال پنل پنل پیامک به ویپ(VoIP) این امکان را به شما می‌دهد که به‌محض پایان مکالمۀ مشتری با اپراتور، یک پیامک حاوی لینک فرم نظرسنجی یا درخواست ارسال عدد (مثلاً از ۱ تا ۵) برای او ارسال کنید.

استفاده از ماژول نظرسنجی پیامکی به شما کمک می‌کند تا نقاط ضعف و قوت تیم پشتیبانی یا فروش خود را ارزیابی کنید و به مشتری این حس را منتقل کنید که نظر او برای سازمان شما اهمیت بالایی دارد.

مشتری گرامی

چقدر از نحوۀ راهنمایی اپراتور رضایت داشتید؟

لطفا با ارسال عددی از ۱ (کمترین) تا ۵ (بیشترین) ما را در بهبود خدمات یاری کنید.

[نام مجموعه]

3. برای تماس‌های ازدست‌رفته، پیامک عذرخواهی بفرستید

در سیستم‌هایPBX ، سناریویی تعریف کنید که اگر مشتری مدت‌زمان زیادی در صف انتظار ماند یا تماس او قطع شد، سیستم به‌صورت خودکار یک پروفایل پیگیری برای او ایجاد کند.

این فرآیند می‌تواند به‌شکل ثبت خودکار یک تیکت در سیستم پشتیبانی شما انجام شود تا اپراتورها در اولین فرصت با آن شماره تماس بگیرند.

اگر وب‌سایت شما روی سیستم مدیریت محتوای وردپرس بنا شده است، به‌کمک افزونه‌های وردپرس برای ارسال تیکت پشتیبانی، یک پیامک عذرخواهی بابت تأخیر در پاسخگویی برای مشتری ارسال کنید تا خیال او از بابت پیگیری شما راحت شود.

مشتری گرامی

بابت انتظار طولانی و قطع تماس از شما پوزش می‌طلبیم.

شمارۀ شما با موفقیت در سیستم ثبت شد و کارشناسان پشتیبانی در اولین فرصت با شما تماس خواهند گرفت.

[نام کسب‌وکار شما]

4. پیگیری سریع و راهکارهای رسیدگی به شکایات مشتریان

هنگامی که مشتریان برای اعلام یک مشکل جدی یا شکایت تماس می‌گیرند، اپراتور می‌تواند در حین مکالمه، وضعیت تماس را به‌عنوان «پیگیری فوری» یا «شکایت» در سیستم تگ‌گذاری کند.

پس‌از اتصال پنل پیامک به ویپ(VoIP)، تنظیم کنید که با تعیین وضعیت تماس، یک پیامک دلجویی و اعلام کد پیگیری به‌صورت خودکار برای مشتری ارسال شود. این کار معمولاً به دو روش انجام می‌شود:

۱. استفاده از کدهای دستوری روی تلفن برای ارسال پیامک:

در PBX تعریف کنید که اگر اپراتور در حین یا انتهای تماس، یک کد خاص (مثلاً ستاره ۹) را روی تلفن خود شماره‌گیری کرد، سیستم PBX فوراً ازطریق API یک پیامک با متن ثابت (مثلاً پیامک دلجویی و ثبت شکایت) برای آن شماره ارسال کند. این روش کاملاً مستقیم و روی خود PBX است.

۲. ارسال پیامک به مشتری ازطریق داشبورد اپراتور:

در نرم‌افزارهای مدرن مرکز تماس، اپراتورها روی سیستم خود یک پنل دارند. با اتصال پنل پیامک به ویپ(VoIP) بعداز پایان تماس، اپراتور از یک منوی کشویی، وضعیت را روی «شکایت» یا «نیاز به پیگیری» قرار می‌دهد. به‌محض انتخاب این گزینه، خود نرم‌افزار PBX یا کال‌سنتر ازطریق API دستور ارسال پیامک را به پنل پیامکی می‌فرستد.

مشتری گرامی

از تجربۀ ناخوشایند پیش‌آمده صمیمانه پوزش می‌طلبیم.

صدای شما شنیده شد و شکایت‌تان جهت بررسی دقیق به مدیریت ارجاع داده شد.

همکاران ما در اسرع وقت برای پیگیری موضوع با شما تماس خواهند گرفت.

از شکیبایی شما سپاسگزاریم.

[نام شرکت]

کاربر عزیز،

ضمن تشکر از تماس شما، درخواست‌تان در سیستم ثبت شد و در حال پیگیری است.

به‌محض بررسی و دریافت نتیجه، همکاران ما با شما تماس خواهند گرفت.

با تشکر از صبر و شکیبایی شما.

[نام شرکت]

برای اینکه با تکنیک‌های حرفه‌ای تبدیل یک مشتری شاکی به یک مشتری وفادار آشنا شوید، مقالۀ راهکارهای رسیدگی به شکایات مشتریان را بخوانید.

5. با یکسان‌سازی شماره‌های برندتان، تماس و پیامک را با یک خط انجام دهید

یکی از حرفه‌ای‌ترین کارهایی که می‌توانید پس‌از اتصال سیستم تلفنی به سامانۀ پیامکی انجام دهید، ارسال پیامک با خط تلفن ثابت است. تصور کنید مشتری با شماره‌تلفن ثابت شرکت شما تماس می‌گیرد و دقیقاً از همان شماره‌تلفن ثابت، پیامک پیگیری یا خوش‌آمدگویی را دریافت می‌کند.

ارسال پیامک با خط ثابت به‌شدت روی اعتماد مشتریان و کلاس کاری برند شما تاثیر مثبت می‌گذارد و باعث می‌شود نام و شمارۀ شرکت شما به‌خوبی در ذهن مخاطب ثبت شود.

معرفی 4 نرم‌افزار کامپیوتری محبوب برای ویپ

نرم‌افزارهای قدرتمند VoIP به شما این امکان را می‌دهند تا کامپیوترهای‌تان را به یک مرکز تماس حرفه‌ای تبدیل کنید.

حتماً بخوانید: چرا بهتر است اشتراک پیامکی داشته باشید؟

همچنین این نرم‌افزارها نقش واسطه بین پنل پیامکی و مرکز تماس را ایفا می‌کنند؛ یعنی دستور ارسال پیامک را از مرکز تماس می‌گیرند و ازطریق API Key به سامانۀ پیامکی شما می‌فرستند.

بیایید ۴ مورد از این نرم‌افزارها را خیلی ساده و به‌دور از اصطلاحات پیچیده بشناسیم:

چهار نرم‌افزار محبوب VoIP یعنی Asterisk، FreePBX، Issabel و 3CX می‌توانند نقش واسط بین مرکز تماس و پنل پیامکی را ایفا کرده و ارسال خودکار پیامک را ممکن می‌سازند.

1. استریسک (Asterisk)؛ موتور محرک سیستم‌های تلفنی

نرم‌افزار Asterisk بسیار قدرتمند است، اما محیط آن بیشتر متنی و نیازمند دانش برنامه‌نویسی است. به همین دلیل معمولاً کاربران عادی مستقیماً با آن کار نمی‌کنند.

2. فری‌پی‌بی‌اکس (FreePBX)؛ داشبورد مدیریتی استریسک

این نرم‌افزار یک رابط کاربری گرافیکی و تحت وب (GUI) است که روی نرم‌افزار استریسک نصب می‌شود تا مدیریت آن را ساده کند. FreePBX به‌تنهایی یک مرکز تلفن نیست؛ بلکه یک پوستۀ مدیریتی قدرتمند است که برای کارکردن حتماً به استریسک نیاز دارد.

با این برنامه به‌جای نوشتن کدهای پیچیده، با چند کلیک ساده در یک محیط زیبا کارهایی مانند موارد زیر را انجام دهید:

• یک داخلی جدید برای کارمندان تعریف کنید.
• منشی تلفنی گویا (IVR) بسازید.
• صف تماس برای اپراتورها ایجاد کنید.
• گزارش تماس‌ها را مشاهده کنید.

3. ایزابل (Issabel)؛ پکیج pbx محبوب در ایران

این سیستم متن‌باز (Open Source) در حقیقت یک بستۀ کامل و آماده است که استریسک، FreePBX و ده‌ها ابزار کاربردی دیگر را یکجا ترکیب کرده است. با نصب ایزابل، امکاناتی مثل فکس نرم‌افزاری، سیستم گزارش‌گیری دقیق و امنیت بالا را به‌صورت کاملاً رایگان در اختیار خواهید داشت.

4. تری‌سی‌ایکس (3CX)؛ مدرن، چابک و ایده‌آل برای دورکاری

اگر به‌دنبال یک جایگزین مدرن‌تر با نصب و راه‌اندازی بسیار سریع هستید، CX3 یک انتخاب فوق‌العاده است. نقطۀ قوت این نرم‌افزار، هماهنگی بی‌نظیر آن با تلفن‌های همراه و کامپیوترهاست.

3 CX با ارائۀ اپلیکیشن‌های اختصاصی و بسیار روان، مدیریت یکپارچه تماس‌ها و امکان دورکاری را برای تیم شما بی‌نهایت ساده می‌کند.

با مراجعه به بخش مستندات وب سرویس و استفاده از API، پنل پیامکی خود را به‌راحتی به این سیستم‌ها متصل کنید. این یکپارچه‌سازی به شما اجازه می‌دهد تا سناریوهای جذابی مثل ارسال خودکار پیامک تشکر، نظرسنجی یا لینک پرداخت را در حین یا پس‌از هر مکالمه را به‌سادگی پیاده‌سازی کنید.

نتیجه‌گیری: از تماس‌های ساده تا سیستم فروش هوشمند

یکپارچه‌سازی پنل پیامکی و مرکز تماس (PBX)، یک سرمایه‌گذاری هوشمندانه برای جلوگیری از سوخت‌شدن فرصت‌های فروش است.

فرقی نمی‌کند از نرم‌افزارهای پیچیده‌ای مثل ایزابل استفاده کنید یا سراغ مراکز تماس ابری مثل نوین ویپ بروید؛ هدف نهایی این است که هیچ مشتری‌ای را پس از قطع تماس رها نکنید.

با اجرای مراحلی که در بخش آموزش اتصال به پنل پیامک آموختید، شما حالا ابزاری قدرتمند در اختیار دارید که می‌تواند حتی زمانی که در شرکت حضور ندارید، با ارسال پیامک‌ عذرخواهی برای تماس‌های بی‌پاسخ، رابطه‌ی شما را با مخاطبان‌تان زنده نگه دارد.

اگر در هریک از مراحل اتصال پنل پیامک به ویپ(VoIP) مشکل یا سوالی داشتید، در بخش نظرات با ما در میان بگذارید تا شما را راهنمایی کنیم.