آموزش ایجاد و مدیریت دسترسی کارمند جدید در پنل پیامکی + برای چه کسب‌وکاری مناسب است؟

در کسب‌وکار‌های بزرگ، مدیریت ارتباط با مشتریان یا امور مهم، تنها بر عهدۀ یک نفر نیست.

با استفاده از ماژول کاربران (ایجاد کارمند جدید با امکان مدیریت دسترسی) برای اعضای تیم خود حساب‌های کاربری جداگانه ایجاد کنید و مشخص کنید هر شخص به کدام بخش‌های پنل اس ام اس دسترسی داشته باشد.

به‌این‌ترتیب بدون اینکه اطلاعات اصلی پنل در اختیار همه قرار بگیرد، هر کارمند فقط در محدودۀ وظایف خودش فعالیت می‌کند.

در ادامۀ این مقاله، به‌صورت مرحله‌به‌مرحله با نحوۀ استفاده از ماژول کاربران در پنل پیامکی آشنا می‌شوید و یاد می‌گیرید چگونه همکاران خود را اضافه کرده و میزان دسترسی آن‌ها به پنل پیامکی را مدیریت کنید.

ماژول کاربران (تعریف همکار یا کارمند) در پنل پیامکی چیست؟

ماژول کاربران در پنل پیامکی، قابلیتی است که به مدیران این امکان را می‌دهد تا برای همکاران یا کارمندان خود حساب کاربری جداگانه تعریف کنند. با استفاده از این بخش، چندین کاربر مختلف را به یک پنل اضافه کنید و برای هرکدام سطح دسترسی مشخصی در نظر بگیرید.

این ماژول برای زمانی طراحی شده است که مدیریت پنل پیامکی تنها بر عهدۀ یک نفر نیست و چند نفر از اعضای تیم باید در بخش‌های مختلف با سامانه کار کنند.

به‌عنوان مدیر و صاحب پنل اصلی تعیین کنید هر کاربر به کدام ماژول‌ها یا امکانات دسترسی داشته باشد.

هر کاربر با حساب خود (شامل نام کاربری و رمز عبور اختصاصی) وارد سامانه شده و شما به‌عنوان مدیر، امکان کنترل دسترسی‌ها، فعالیت‌ها و مسئولیت هر فرد را به‌صورت دقیق‌تر خواهید داشت.

ویدیوی آموزشی اضافه کردن کارمند یا همکار در پنل پیامکی با استفاده از ماژول کاربران

در این ویدیو قدم‌به‌قدم و به‌صورت کامل با مسیر اضافه کردن همکار در ماژول «کاربران» پنل پیامکی آشنا می‌شوید.

آموزش اضافه کردن همکار یا کارمند جدید به پنل پیامکی اصلی در ملی پیامک

برای ایجاد همکار و پنل کارمند، در قدم اول احتیاج به خرید پنل اس ام اس برای کسب‌وکار خود دارید. این قابلیت فقط در پنل‌های شرکتی، تجاری و حرفه‌ای فعال است و در پنل اقتصادی پشتیبانی نمی‌شود. همچنین محدودیت ایجاد کارمند در پنل‌ها به شرح زیر است:

• شرکتی: حدأکثر 5 کارمند
• تجاری: حدأکثر 15 کارمند
• حرفه‌ای: نامحدود

پس از ورود به حساب کاربری، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. از منوی سمت راست وارد بخش «ابزار ویژه» شوید.
2. روی گزینۀ «کاربران»کلیک کنید.
3. برای شروع، روی «درج کارمند جدید» کلیک کنید.

در صفحۀ باز شده (شکل 2) باید اطلاعات مربوط به کارمند مورد‌نظر را تکمیل کنید.

اطلاعات این بخش را با دقت و براساس ویدیوی آموزشی تکمیل کنید.

در این مرحله باید یکی از خطوط اختصاصی پنل اصلی خود را با کارمند ایجاد شده به ‌اشتراک گذاشته و نام کاربری آن را وارد کنید.

سپس رکورد (کارمند) جدید ایجاد شده و باید تنظیمات نهایی را تکمیل کنید. این تنظیمات مطابق با شکل 5 است.

حتماً بخوانید: پنل نمایندگی سامانه پیامکی، شغل پردرآمدی که دنبالش بودید

نهایتاً کاربر یا همکار جدید، ایجاد شده و باید صفحۀ را ریلود (Refresh) کنید تا رکورد ایجاد شده به شما نمایش داده شود.

به شکل 5 دقت کنید. تنظیمات و ابزار‌های این بخش به‌ترتیب شامل موارد زیر است:

1 – مدارک

درا ین بخش مدارو مربوط به کارمند جدید را تکمیل و آپلود کنید.

مدارک کاربر شما را خودتان تأیید نمی‌کنید و تأیید آن‌ها توسط کارشناسان ملی پیامک انجام خواهد شد. اگر مدارک مورد نیاز برای فعالسازی پنل پیامکی را فراموش کرده‌اید، توضیحات موجود در بخش «مدارک» را بخوانید یا به صفحۀ «قوانین و مقررات پنل اس ام اس» مراجعه کنید.

2 – ویرایش/ جزئیات

با کلیک روی این آیکون، دوباره وارد صفحۀ ابتدایی «ایجاد کارمند جدید» می‌شوید. اطلاعات همکار، مانند آدرس، شماره موبایل و … را درصورت نیاز ویرایش کنید.

3 – شماره‌ها

در مراحل قبل (شکل 3)، یک کلید واژه (نام کاربری) و شماره فرستنده (سرشماره اختصاصی) به کارمند اختصاص دادیم. با کلیک روی آیکون شماره‌ها، درصورت نیاز آن شماره‌ها را ویرایش کنید یا یک شمارۀ جدید را به همکار خود اختصاص دهید.

4 – دسترسی‌ها

در این قسمت به همکاران خود دسترسی بخش‌های مختلف را بدهید تا هر کدام بتوانند به وظیفۀ خاصی عمل کنند. مثلا امور مالی را به یک نفر دسترسی بدهید و ارسال پیامک‌ها را به یک همکار دیگر.

اگر می‌خواهید همکار شما فقط بتواند یک بخش را مشاهده کند و دسترسی به آن نداشته باشد، فقط مشاهدۀ آن ماژول را تیک بزنید و اگر می‌خواهید دسترسی هم داشته باشد، هر دو بخش را علامت‌دار کنید.

نکته: پس از اعمال تغییرات در بخش دسترسی‌ها حتما صفحه را ریلود (Refresh) کنید.

5 – اعتبار

حساب کاربر را شارژ کنید، به او موجودی پیامکی برای ارسال پیامک اضافه کنید یا اعتبار او را کاهش دهید. تمامی این تراکنش‌ها در قسمت «تراکنش‌های مالی» پنل کارمند نیز قابل مشاهده است. سعی کنید حتماً توضیحات مورد نظرتان را در این بخش بنویسید.

6 – عملکرد

گزارش دقیق و کامل فعالیت‌های کارمند را مشاهده کنید. گزارش‌هایی شامل دفعات ورود، تاریخ آخرین ورود به پنل، تیکت‌هایی که ارسال کرده است، پیام‌های دریافتی، ارسالی و … همکار را در این قسمت مشاهده کنید.

7 – ارسال انبوه

با کلیک روی این آیکون، مستقیم وارد ماژول «منطقه، هدفمند» در پنل کاربری ملی پیامک شوید و لیست ارسال‌های همکار خود را مشاهده و مدیریت کنید.

حتماً بخوانید: آموزش ساخت پنل پیامکی در کمتر از 1 دقیقه!

8 – ورود به پنل کاربر

اگر بخواهید می‌توانید با کلیک روی این آیکون وارد پنل کاربرتان شوید.

9 – حذف

با کلیک روی این آیکون، کارمند را به‌طور کامل حذف کنید. توجه داشته باشید که این عملیات قابل بازگشت نیست و قبل از حذف کامل پنل کارمند مورد نظر، از این کار، اطمینان حاصل کنید.

چه کسب‌وکارهایی باید از تعریف همکار یا کارمند (ماژول کاربران) در پنل پیامکی استفاده کنند؟

برای کسب‌وکار‌های بزرگ و با افزایش استفاده از پیامک در بازاریابی، معمولاً چند نفر از اعضای تیم درگیر مدیریت پنل پیامکی می‌شوند. در چنین شرایطی استفاده از یک حساب کاربری مشترک باعث بی‌نظمی در مدیریت کمپین‌ها، کاهش امنیت و دشواری در بررسی عملکرد افراد می‌شود.

با استفاده از تعریف همکار یا کارمند در پنل پیامکی، مدیر مجموعه برای هر یک از اعضای تیم یک حساب کاربری جداگانه تعریف کرده و دسترسی‌های مشخصی برای آن‌ها در نظر می‌گیرد.

به‌این‌ترتیب هر کارمند فقط در بخش مرتبط با وظایف خود فعالیت کرده و در عین حال مدیر پنل نیز کنترل کامل‌تری روی عملکرد کاربران خواهد داشت.

در ادامه برخی از مهم‌ترین کاربردهای این ماژول در کسب‌وکارها را بررسی می‌کنیم.

کسب‌وکارهایی که چند نفر به‌صورت همزمان از پنل پیامکی استفاده می‌کنند

در بسیاری از کسب‌وکارها، استفاده از پنل پیامکی محدود به یک نفر نیست.

ممکن است چند نفر از اعضای تیم به‌طور همزمان از پنل برای کارهای مختلف استفاده کنند؛ یکی در حال ارسال کمپین تبلیغاتی باشد، نفر دیگر گزارش‌ها را بررسی کند و فرد دیگری هم پیام‌های مشتریان را پیگیری کند.

در چنین شرایطی اگر همۀ افراد با یک حساب کاربری مشترک وارد پنل شوند، به مرور مشکلات مختلفی ایجاد می‌شود.

برای مثال ممکن است یک اپراتور در حال آماده‌سازی یک کمپین باشد و هم‌زمان فرد دیگری تغییراتی در تنظیمات ارسال ایجاد کند. یا حتی ممکن است پیامکی ارسال شود اما بعداً مشخص نباشد دقیقاً چه کسی آن را ارسال کرده است.

استفاده از یک حساب مشترک معمولاً باعث ایجاد مشکلاتی مانند موارد زیر می‌شود:

• تداخل در ارسال کمپین‌ها
• حذف یا ویرایش ناخواستۀ برخی اطلاعات
• مشخص نبودن مسئول هر ارسال یا کمپین
• سخت شدن بررسی گزارش‌ها و عملکرد کاربران

ماژول کاربران دقیقاً برای حل همین مشکل طراحی شده است. با استفاده از این قابلیت می‌توان برای هر فرد یک حساب کاربری جداگانه تعریف کرد تا هر عضو تیم با نام کاربری مخصوص خود وارد پنل شود.

در این حالت، فعالیت هر کاربر در سیستم ثبت می‌شود و مدیر مجموعه به‌راحتی مشاهده می‌کند که هر ارسال، تغییر یا گزارش توسط چه کسی انجام شده است.

این موضوع علاوه‌بر جلوگیری از تداخل کاری، باعث می‌شود مدیریت پنل پیامکی بسیار منظم‌تر و حرفه‌ای‌تر انجام شود.

مجموعه‌هایی که بخش‌های مختلف با اهداف متفاوت دارند

بخش‌های مختلف سازمان هر کدام برای هدف خاصی از پیامک استفاده می‌کنند و همین موضوع باعث می‌شود نیاز به مدیریت دقیق دسترسی‌ها به وجود بیاید.

حتماً بخوانید: نمایندگی سامانه پیامک انبوه یا فروش کارت شارژ؟

برای مثال در یک مجموعه ممکن است چند تیم مختلف با پنل پیامکی کار کنند.

• تیم مارکتینگ از پیامک برای اجرای کمپین‌های تبلیغاتی، اطلاع‌رسانی جشنواره‌ها یا معرفی محصولات جدید استفاده می‌کند.
• تیم فروش بیشتر از پیامک برای پیگیری مشتریان بالقوه، ارسال پیشنهادهای ویژه و ارسال پیامک یادآوری استفاده می‌کند.
• تیم پشتیبانی ممکن است وظیفۀ پاسخ‌گویی به پیام‌های دریافتی مشتریان یا ارسال پیام‌های اطلاع‌رسانی مربوط به سفارش‌ها و خدمات را داشته باشد.
• واحد مالی یا مدیریت نیز برای بررسی گزارش هزینه‌ها یا میزان مصرف پیامک به پنل دسترسی دارد.

اگر در چنین ساختاری همۀ این بخش‌ها از یک حساب کاربری مشترک استفاده کنند، به‌مرور مشکلات مختلفی ایجاد می‌شود. دسترسی همۀ افراد به تمام بخش‌های پنل، هم امنیت اطلاعات را کاهش می‌دهد و هم باعث می‌شود تمرکز هر تیم روی وظیفۀ اصلی خود از بین برود.

ماژول کاربران این امکان را فراهم می‌کند که برای هر بخش یا هر فرد، سطح دسترسی مشخصی تعریف شود.

به‌این‌ترتیب:

• تیم مارکتینگ فقط به ابزارهای مربوط به کمپین‌های تبلیغاتی دسترسی دارد
• تیم فروش می‌تواند پیامک‌های پیگیری مشتریان را مدیریت کند
• تیم پشتیبانی نیز روی مدیریت پیام‌های دریافتی تمرکز داشته باشد.

این تفکیک دسترسی‌ها باعث می‌شود استفاده از پنل پیامکی ساختارمندتر، امن‌تر و هماهنگ‌تر انجام شود و هر تیم دقیقاً روی وظیفه‌ای که به آن مربوط است تمرکز داشته باشد.

کسب‌وکارهایی که نیاز به گزارش‌گیری و ارزیابی عملکرد دارند

استفاده از پنل پیامکی فقط به ارسال پیام ختم نمی‌شود. برای مدیران، موضوع مهم‌تر این است که بتوانند عملکرد تیم را بررسی کرده و بدانند هر فعالیت دقیقاً توسط چه کسی انجام شده است.

این موضوع به‌ویژه در کسب‌وکارهایی اهمیت دارد که چند نفر به پنل دسترسی دارند و هر کدام بخشی از کار را بر عهده گرفته‌اند.

یک مدیر حرفه‌ای معمولاً فقط نمی‌خواهد بداند که پیامک ارسال شده یا نه؛ بلکه می‌خواهد تصویر دقیق‌تری از عملکرد تیم داشته باشد. برای مثال ممکن است بخواهد بررسی کند:

• • چه کسی چه تعداد پیامک ارسال کرده
  • کدام اپراتور فعال‌تر یا دقیق‌تر عمل کرده
  • یک کمپین مشخص توسط چه کاربری اجرا شده

• اگر خطا یا اشتباهی در روند ارسال رخ داده، مسئول آن چه کسی بوده است.

اگر همۀ افراد با یک حساب کاربری مشترک وارد پنل شوند، پاسخ دادن به این سؤال‌ها تقریباً غیرممکن یا بسیار دشوار می‌شود.

در چنین شرایطی فقط نتیجۀ کلی در سیستم دیده می‌شود، اما مشخص نیست هر اقدام توسط کدام فرد انجام شده است.

همین موضوع باعث می‌شود ارزیابی عملکرد تیم به شکل دقیق انجام نشود و مدیر نتواند تصمیم‌گیری درستی برای بهبود فرآیندها داشته باشد.

ماژول «کاربران» این مشکل را برطرف می‌کند. با تعریف حساب کاربری جداگانه برای هر عضو تیم، تمام فعالیت‌ها به نام همان کاربر ثبت می‌شود. در نتیجه به‌عنوان مدیر، با دقت بیشتری گزارش‌ها را بررسی کرده و تصویری شفاف از عملکرد هر فرد به دست آورید.

این قابلیت فقط برای نظارت نیست، بلکه در مدیریت بهتر تیم هم نقش مهمی دارد.

وقتی مشخص باشد هر کمپین، هر ارسال و هر تغییر توسط چه کسی انجام شده، هم مسئولیت‌پذیری افراد بیشتر می‌شود و هم بررسی نقاط قوت و ضعف تیم ساده‌تر خواهد بود. در نهایت، این شفافیت به مدیر کمک می‌کند تصمیم‌های دقیق‌تری برای بهبود عملکرد، تقسیم وظایف و افزایش بهره‌وری مجموعه بگیرد.

مجموعه‌هایی که امنیت اطلاعات برایشان حیاتی است

بخشی از اطلاعات ارزشمند مجموعه در پنل پیامکی نگهداری می‌شود. بانک شمارۀ مشتریان، لیست مخاطبان و اطلاعات ارتباطی کاربران از دارایی‌های مهم هر کسب‌وکار محسوب می‌شود. از طرف دیگر، موجودی پنل پیامکی نیز ارزش مالی دارد و استفاده نادرست از آن، هزینه‌های اضافی برای مجموعه ایجاد می‌کند.

حتماً بخوانید: نمایندگی ملی پیامک چیست؟

وقتی چند نفر از اعضای تیم از یک حساب کاربری مشترک استفاده می‌کنند، کنترل امنیت اطلاعات بسیار دشوار می‌شود.

در چنین شرایطی همۀ افراد به تمام بخش‌های پنل دسترسی دارند و ممکن است به بانک شماره‌ها، گزارش‌ها یا حتی بخش‌های مالی دسترسی کامل داشته باشند.

این موضوع، ریسک‌هایی مانند حذف ناخواستۀ اطلاعات، استفادۀ نادرست از موجودی پنل یا حتی سوءاستفاده از داده‌های مشتریان را افزایش می‌دهد.

همچنین اگر یکی از اعضای تیم از مجموعه جدا شود، مدیریت دسترسی‌ها در حساب مشترک عملاً ممکن نیست؛ زیرا همان نام کاربری و رمز عبور همچنان برای افراد دیگر نیز استفاده می‌شود.

ماژول کاربران این مشکل را با ایجاد یک ساختار دسترسی کنترل‌شده حل می‌کند. با استفاده از این قابلیت، برای هر فرد یک حساب کاربری جداگانه تعریف کرده و سطح دسترسی او را دقیقاً متناسب با وظیفه‌اش تعیین کنید.

برای مثال ممکن است یک کاربر فقط امکان ارسال پیامک داشته باشد، در حالی که دسترسی به بانک شماره‌ها یا بخش‌های مالی برای او محدود شده است.

استارتاپ‌ها و تیم‌های در حال رشد

در ابتدا معمولاً یک یا دو نفر از اعضای تیم مسئول ارسال پیامک‌ها، اطلاع‌رسانی به مشتریان یا اجرای کمپین‌های تبلیغاتی هستند و همۀ کارها با یک حساب کاربری انجام می‌شود.

اما با رشد کسب‌وکار، شرایط تغییر می‌کند. تعداد مشتریان بیشتر می‌شود، کمپین‌های بازاریابی افزایش پیدا می‌کند و افراد بیشتری در تیم به ابزارهای ارتباط با مشتری نیاز پیدا می‌کنند.

در چنین شرایطی ممکن است تیمی که در ابتدا دو نفر بوده، بعد از مدتی به پنج یا حتی ده نفر برسد.

اگر از همان ابتدا ساختار کاربری منظم در پنل پیامکی تعریف نشده باشد، با بزرگ‌تر شدن تیم، بی‌نظمی به‌وجود می‌آید. مشخص نیست هر ارسال توسط چه کسی انجام شده، دسترسی‌ها به‌درستی کنترل نمی‌شود و مدیریت فعالیت‌ها دشوارتر می‌شود.

در مقابل، اگر از ابتدا برای اعضای تیم حساب‌های کاربری جداگانه تعریف شود، رشد تیم بسیار ساده‌تر و منظم‌تر اتفاق می‌افتد.

جمع‌بندی

ماژول کاربران (تعریف همکار)، پنل پیامکی شما را از یک ابزار ساده به یک سیستم مدیریت حرفه‌ای، امن و قابل کنترل تبدیل می‌کند.

فرقی نمی‌کند یک استارتاپ در حال رشد باشید، یک شرکت چندبخشی داشته باشید یا مجموعه‌ای با چند اپراتور فعال؛ وقتی چند نفر به‌صورت همزمان با پنل کار می‌کنند، تفکیک دسترسی‌ها دیگر یک قابلیت جانبی نیست، بلکه یک ضرورت مدیریتی است.

با تعریف حساب کاربری جداگانه برای هر عضو تیم:

• امنیت بانک شماره‌ها و اطلاعات مشتریان حفظ می‌شود
• تداخل و بی‌نظمی در ارسال‌ها از بین می‌رود
• عملکرد هر کاربر به‌صورت دقیق قابل بررسی است
• رشد تیم بدون آشفتگی انجام می‌شود

در نهایت، ماژول کاربران به شما کمک می‌کند شفاف‌تر مدیریت کنید، حرفه‌ای‌تر تصمیم بگیرید و با اطمینان بیشتری توسعه پیدا کنید.

اگر به‌دنبال بهترین پنل پیامکی با امکانات کامل مدیریتی، امنیت بالا و قابلیت تعریف همکار هستید، همین امروز اقدام کنید. برای دریافت مشاورۀ رایگان و فعال‌سازی فوری پنل پیامکی با شمارۀ 02163404 تماس بگیرید و ساختار ارتباطی کسب‌وکار خود را یک‌بار برای همیشه حرفه‌ای کنید.