okr چيست؟ آشنایی اولیه با مزایا و پیاده سازی okr در سازمان ها – پنل اس ام اس – سامانه پیامکی

حرکت در سوی اهداف والا و بلندمدت سازمان همواره یکی از چالش‌های اصلی هر مجموعه‌ای به شمار می‌رود. چشم‌انداز سازمان‌ها در میان شلوغی و هیاهوی شرکت‌ها فراموش می‌شود. اینجا است که نیاز به یک روش کارآمد برای حرکت در سمت اصلی شرکت حس می‌شود. روش Objectives and Key Results همان راهکاری است که سازمان‌ها را نسبت به هدف والای خود هوشیار نگه می‌دارد. در این روش همه اعضای در راستای یک هدف مشخص فعالیت انجام می‌دهند. در ادامه کامل توضیح خواهیم داد که okr چیست. همچنین راه‌هایی برای پیاده‌سازی موثر آن را بیان می‌کنیم. اگر به دنبال افزایش بهره‌وری سازمان خود هستید، این مطلب به شما کمک خواهد کرد.

مفهوم روش Objectives and Key Results در سازمان

کلمه okr مخفف عبارت Objectives and Key Results است. این مفهوم یک روش هدف‌گذاری مشترک بین تیم‌ها و اعضای یک سازمان است. افراد یک سازمان از این روش برای مشخص کردن اهداف چالش‌برانگیز و تعیین نتایج قابل‌اندازه‌گیری برای آن اهداف، استفاده می‌کنند. در واقع okr، یک مدل برای نحوه پیگیری پیشرفت پروژه، ایجاد همسویی در افراد سازمان و تشویق آن‌ها به مشارکت حول رسیدن به اهداف مشخص و قابل‌اندازه‌گیری است.

از مدل okr می‌توان در هر نوع سازمانی اعم از خصوصی، دولتی، اداری، مهندسی و برای هر نوع اهداف شرکتی استفاده کرد. به‌عنوان مثال راضی نگه داشتن مشتری، یکی از اهداف یک کسب‌وکار است. صاحبان کسب‌وکار با بازار هدف، در تلاش برای تولید محصول و عرضه خدماتی منطبق با سلیقه و نیازهای آن‌ها هستند. برای یافتن اطلاعات بیشتر درباره مفهوم بازار هدف مطالعه مقاله «بازار هدف چیست» را به شما پیشنهاد می‌کنیم. در این مقاله راجع به اهمیت شناخت بازار هدف و راه‌های شناسایی آن توسط ویژگی‌های مشترک مشتریان توضیح داده شده است.

تعریف Objectives در مدل okr

یک هدف در مدل okr به معنای خواسته‌ای است که باید به آن دست‌یافت. نه چیزی بیشتر نه کمتر! طبق تعریف اهداف، معنی‌دار، واقعی و ملموس، قابل‌انجام و در حالت ایده‌آل الهام‌بخش نیز هستند. وقتی اهداف درست طراحی و برای افراد سازمان مشخص شوند، از اجرای ناکارآمد سازمان جلوگیری می‌شود.

اگر کسب‌وکار شما از نوع ارائه خدماتی مانند خدمات گردشگری و خدمات آموزشی و بهداشتی است، باید خدمات، ماموریت‌ها و فرهنگ‌سازمانی خود را به‌گونه‌ای برای کارمندان شرح داده تا آن‌ها دید صحیحی نسبت به هدف سازمان پیدا کنند. زیرا با آموزش صحیح کارکنان درباره استراتژی و اهداف کسب‌وکار، کارایی و بازدهی آنها افزایش پیدا می‌کند. در نتیجه با جذب مشتری و فروش بیشتر سرویس، بازاریابی خدمات سازمان شما به شکل موثرتری اجرا می‌شود.

تعریف Key Results در چهارچوب okr

نتایج کلیدی در واقع معیاری برای تعیین رسیدن یا نرسیدن به اهداف مجموعه است. یک نتیجه کلیدی کارآمد، نتیجه‌ای است که مشخص، دارای زمان‌بندی، جاه‌طلبانه ولی درعین‌حال واقع‌بینانه و مهم‌تر از همه قابل‌اندازه‌گیری است. شما در سازمان یا به آن هدف کلیدی می‌رسید یا نمی‌رسید؛ هیچ حد وسط و ابهامی وجود ندارد. نتایج کلیدی به شکل صفر یا یک مشخص می‌شوند.

برای تعیین رسیدن یا نرسیدن به نتایج، معمولا سازمان‌ها بازه‌های زمانی مشخصی را در نظر می‌گیرند. در پایان آن بازه زمانی، افراد سازمان دست یافتن یا نیافتن به نتیجه کلیدی را بررسی می‌کنند. همچنین وقتی یک Objective به شکل طولانی‌مدت و سالانه تعیین می‌شود، نتایج کلیدی در راستای رسیدن به این هدف در بازه زمانی‌های کوتاه‌تر، مشخص می‌شوند. با دست یافتن به Key Results، پروژه سازمان پیشرفت می‌کند و زمانی که همه نتایج کلیدی تحقق پیدا کرد، سازمان به هدف اصلی خود (Objective) می‌رسد.

ویژگی‌های کلیدی روش «هدف و نتیجه کلیدی»؛ مزایا okr چيست؟

مدل هدف و نتایج کلیدی (OKR) روشی قدرتمند برای بیان اهداف هر شرکت یا سازمانی است. این روش به تعیین اولویت‌های اصلی، دستیابی به چشم‌انداز و اهداف شرکت و همچنین تشویق کارکنان به مشارکت برای رسیدن به اهداف مجموعه، کمک می‌کند. بااین‌حال شاید برایتان سوال شده باشد که چطور او کی آر علاوه‌بر تعیین اهداف، به دستیابی و رسیدن به هدف‌ها نیز کمک می‌کند.

شما با مشخص کردن اهداف مشترک دقیق و قابل‌اندازه‌گیری، دقیقا می‌دانید با انجام چه کارهایی به آن هدف برسید. ازاین رو ممکن است بعد از تعیین هدف، به این نتیجه برسید که برای دسترسی به بازار هدف و گسترش فعالیت‌های برندینگ به خرید سامانه پیامکی نیاز داشته باشید. در ادامه مزیت‌های کلیدی این روش را به صورت کامل بیان می‌کنیم.

ایجاد تمرکز در فعالیت سازمان؛ اصلی‌ترین مزیت روش او کی آر

اولین مزیت روش او کی آر، تمرکز بر اهداف مهم و اساسی است. برای تعیین اهداف در روش okr، باید موارد محدودی را انتخاب کنید. شما نهایتاً می‌توانید ۳ هدف و چشم‌انداز اصلی را در نظر داشته باشید. هر هدف نیز باید ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی داشته باشد. به همین دلیل این روش هدف‌گذاری، شما را مجبور به تمرکز بر اولویت‌های اصلی سازمان می‌کند.

فرایند طراحی okr باید با این سوال که «برای ۳ (۶ یا ۱۲) ماه آینده شرکت، چه هدفی در اولویت قرار دارد؟» شروع شود. محدودیت زمان هدف‌های مهم و فوری مجموعه شما را از هم تمایز می‌دهد. ازاین‌رو باعث می‌شود که اهداف با فوریت کمتر به‌تعویق‌افتاده و اهداف فوری سریع‌تر به نتیجه برسند. با پایبندی به اصول روش «هدف و نتیجه کلیدی» رهبران سازمان به تیم‌های خود یک قطب‌نما برای ارزیابی و پیشرفت کار می‌دهند.

ایجاد هماهنگی و همسویی در شرکت؛ یکی دیگر از مزایای به‌کارگیری روش اهداف و نتایج کلیدی

بعد از تعیین اهداف اصلی و فوری شرکت، تازه‌کار واقعی آغاز می‌شود. چهارچوب okr از فاز برنامه‌ریزی به فاز اجرا تغییر پیدا می‌کند. همه افراد و اعضا سازمان، کلیه فعالیت‌های روزانه خود را در راستا و هم سو با چشم‌انداز تعیین شده در okr به پیش می‌برند. در واقع تعیین چشم‌انداز اصلی سازمان باعث هماهنگی بیش‌ازپیش اعضای آن سازمان می‌شود؛ طبق تحقیقات Harvard Business، شرکت‌هایی که در آن کارمندان همسو و هماهنگ با یکدیگر پیش می‌روند، عملکرد آنها بیش از دوبرابر ارتقا پیدا می‌کند.

به‌عنوان مثال طراحی و اجرای استراتژی محتوایی یکی از فعالیت‌هایی است که باید باتوجه‌به اهداف و نیازهای کسب‌وکار انجام شود. در واقع استراتژی محتوا، برنامه‌ریزی برای تولید محتوای ارزشمند و هم‌راستا با اهداف کسب‌وکار شما است. در استراتژی محتوایی با در نظر گرفتن نیازهای بیزینس شما، برنامه هدفمندی برای تولید و انتشار محتوا  تدوین می‌شود تا بیزینس‌تان در مسیر رسیدن به اهداف قرار گیرد. بدون داشتن برنامه‌ریزی هدفمند، هرگز رسیدن به مسیر موفقیت امکان‌پذیر نیست.

تعهد و مسئولیت‌پذیری با به کار گرفتن روش او کی آر در سازمان نهادینه می‌شود

بعد از تمرکز و همسویی، کارکنان نسبت به رسیدن به اهداف سازمان تعهد پیدا می‌کنند. کارمندان شرکت توافق کرده‌اند که به تحقق okrهای شرکت، تعهد داشته باشند. برنامه‌ها و منابع سازمان در راستای رسیدن به اهداف و نتایج کلیدی تنظیم می‌شود. تعهدات افراد باید به‌صورت شفاف پیگیری و برای سایر اعضا واضح و مشخص باشد. همه اعضای سازمان باید از وضعیت دست یافتن یا نیافتن به اهداف مطلع باشند تا همسویی و شفافیت میان آنها حفظ شود.

پیگیری و اندازه‌گیری وضعیت و نتایج؛ یکی از ویژگی‌های مهم روش هدف گذاری مشترک در مجموعه

پیگیری و ردیابی مداوم اهداف و نتایج کلیدی یکی دیگر از مزایای این روش به شمار می‌رود. هر هدف و نتیجه کلیدی باید از طریق معیارهایی که هنگام نوشتن مشخص شده اند، قابل‌اندازه‌گیری و ردیابی منظم باشد. این کار از خارج شدن از مسیر اهداف اصلی کمک بسزایی می‌کند.

با استفاده از ردیابی مداوم، می‌سنجید که آیا در مسیر رسیدن به هدف هستید؟ اگر خیر، به چه علت در مسیر هدف اصلی نیستید؟ ازآنجایی‌که همه اعضای مجموعه باید کاملا در جریان فرایند و وضعیت پروژه قرار بگیرند، لینک فایل نتایج این بررسی‌های منظم و دوره‌ای را از طریق ارسال پیام کوتاه انبوه به کلیه افراد سازمان، در اختیار آن‌ها قرار دهید.

نحوه پیاده سازی okr در سازمان ها به چه صورت انجام می‌شود؟

این موضوع درست حقیقت دارد که بهترین راه پیاده سازی okr در هر شرکتی متفاوت از شرکت دیگر است. با این حال تعدادی روش ثابت شده وجود دارد که در طراحی نحوه پیاده سازی مدل اهداف و نتایج کلیدی، برای همه شرکت ها مفید واقع میشود. در ادامه برخی دستورالعمل هایی را برای کمک به مجموعه هایی که برای اولین بار از روش okr استفاده میکنند، توضیح میدهیم.

مشخص کردن اهداف استراتژیک سازمان؛ اولین مرحله در طراحی روش «هدف گذاری مشترک»

مرحله اولیه تنظیم okr، تعیین اهداف استراتژیک سازمان است. این اهداف باید با ارزش ها، چشم انداز و هدف بلند مدت شرکت شما همسو باشد. برای تعیین اهداف (Objectives) باید همه اعضای مجموعه در کلیه سطوح را مشارکت بدهید. همچنین حداکثر سه Objective را برای تحقق در بازه زمانی ۳ تا ۱۲ ماهه تعریف کنید.

تعیین نتایج کلیدی؛ دومین مرحله مهم برای برنامه‌ریزی مدل okr

برای هر هدف (Objective) فقط ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی که در راستای رسیدن هدف والا هستند را تعیین کنید. نکته مهم در تعیین نتایج کلیدی، SMART بودن هر کدام از آن‌ها محسوب می‌شود. یک نتیجه کلیدی SMART، مشخص، قابل‌اندازه‌گیری، قابل‌دستیابی، مرتبط و دارای زمان‌بندی است.

با ارسال ایمیل یا پیامک پیش از فرا رسیدن تاریخ ددلاین در نظر گرفته شده برای نتیجه کلیدی، به اعضای تیم این موضوع را یادآوری کنید که باید گزارش فعالیت این مدت خود را بدهند. این پیامک‌های یادآور را می‌توانید با استفاده از پنل اس‌ام‌اس به همه اعضای تیم ارسال کنید. از قابلیت فرستادن اس‌ام‌اس یادآوری همچنین برای ارسال نمونه پیامک یادآوری قسط برای کارکنان یا مشتریان نیز می‌توان استفاده کرد. با این کار، دیگر نگران فراموش کردن کارکنان برای ارسال گزارش پروژه نخواهید بود.

محول کردن موارد قابل‌اجرا به تیم‌های سازمان؛ گام اول برای اجرایی سازی روش «تعیین هدف مشترک»

مسئولیت هر هدف و نتیجه کلیدی را به یک تعداد افراد یا یک تیم خاص سازمان محول کنید. این کار باعث ایجاد مسئولیت‌پذیری در اعضا شرکت می‌شود. همچنین تضمین می‌کند که روند و پیشرفت کار در حال نظارت و مدیریت است.در کنار محول کردن وظایف و اهداف به تیم‌های سازمان، ابزار لازم برای رسیدن به این اهداف را نیز در اختیارشان قرار دهید.

به‌عنوان مثال با در اختیار گذاشتن بهترین پنل اس ام اسی در اختیار تیم بازاریابی شرکت، به آن‌ها در اجرای موفق کمپین‌های تبلیغات پیامکی کمک کنید. با اجرای موفق کمپین‌های تبلیغاتی، تیم بازاریابی زودتر به اهداف و نتایج کلیدی تعیین شده خواهد رسید. ازاین‌رو مسیر رشد و ترقی سازمان به سمت اهداف والا هموارتر خواهد شد.

انتخاب یک برنامه یا سیستم برای پیگیری و دنبال کردن روند کار؛ نظارت بر خارج نشدن فعالیت سازمان از چهارچوب هدف مشترک

استفاده از سیستم‌های پیگیری برای ردیابی پیشرفت در نتایج کلیدی سازمان، یکی از ارکان مهم انجام روش او کی آر است. این سیستم پیگیری امکان دارد یک صفحه گوگل شیت یا نرم‌افزار اختصاصی OKR باشد. سیستم پیگیری باید به شکل منظم به‌روزرسانی شود تا از شفافیت روند کار اطمینان حاصل شود. همچنین امکان تصمیم‌گیری سازمانی مبتنی بر داده‌ها را فراهم کند. یعنی اینکه آیا شرکت در راستای هدف اصلی حرکت می‌کند یا خیر.

تحلیل و مرور فرایند به شکل منظم و دوره‌ای به اجرای کارآمدتر مدل او کی آر کمک می‌کند

بررسی‌های دوره‌ای برای ارزیابی پیشرفت به سمت اهداف و نتایج کلیدی انجام می‌شود. بر اساس این بررسی‌ها، OKRها در صورت نیاز تنظیم می‌شوند تا با شرایط در حال تغییر شرکت سازگار شوند. همچنین با این کار همسویی فعالیت مجموعه با اهداف سازمانی حفظ خواهد شد.

با به کارگیری مدل «اهداف و نتایج کلیدی» فعالیت اعضای سازمان را در یک راستا هماهنگ کنید

در این مقاله سعی کردیم به شکل کامل بررسی کنیم که okr چیست. این روش یک راهکار برای هدف‌گذاری مشترک بین اعضا سازمان است که کلیه فعالیت‌های افراد مجموعه را در راستای رسیدن به هدف مشترک هم جهت می‌کند. ایجاد تمرکز، تعهد و هماهنگی در افراد شرکت از جمله مزایای به‌کارگیری روش او کی آر در فرایندهای سازمانی است. اگر در سازمان خود این روش هدف‌گذاری متمرکز را اجرا کرده‌اید یا در سازمانی حضور داشته‌اید که از روش هدف و نتیجه کلیدی استفاده می‌کند، تجربه خود را در قسمت نظرات با ما به اشتراک بگذارید.